Mengirim surat lewat e-mail sudah menjadi hal yang lumrah dalam pekerjaan saat ini. Mengirim surat lewat e-mail jauh lebih praktis dan cepat dibanding mengirim memo atau surat tulis. Namun, sering berkirim surat via e-mail juga membuat karyawan lebih rentan stres.

Sebuah penelitian yang dilakukan University of California, Irvine bersama peneliti dari Angkatan Darat Amerika Serikat menemukan bahwa orang yang tidak mengecek e-mail secara teratur di tempat kerja lebih sedikit tingkat stresnya dan lebih produktif.

Penelitian ini memantau 13 orang karyawan di kantor yang diminta untuk tidak membuka atau mengirim surat lewat e-mail selama 5 hari. Hasilnya, para karyawan lebih banyak menghabiskan waktu berfokus pada satu tugas di tempat kerja dan lebih sedikit memindah-mindah layar komputer dari satu windows ke windows lainnya dibanding karyawan yang sering membuka pesan elektronik.

Para peneliti juga menguji tingkat stres para peserta penelitian dengan memantau denyut jantungnya dan menemukan bahwa tingkat stres para peserta jauh lebih rendah jika tidak memeriksa e-mail secara rutin.

"Kami menemukan bahwa orang lebih sedikit tingkat stresnya jika tidak membuka e-mail dan menunjukkan bahwa ada cara untuk mengubah penggunaan e-mail dalam lingkungan kerja. Kami sarankan melakukan apa yang disebut batching e-mail, yaitu perusahaan atau organisasi mengirim e-mail sekali atau 2 kali sehari, tidak mengirim email terus-menerus sehingga karyawan tidak memeriksa e-mail setiap 10 menit," kata peneliti, Gloria Mark, profesor informatika seperti dilansir The Atlantis, Senin (7/5/2012).

Mark telah mempelajari efek e-mail di tempat kerja sejak tahun 2004. Mark juga menyarankan agar para karyawan mengambil cuti e-mail, yaitu di mana para karyawan berlibur selama beberapa hari tidak membuka e-mailnya.

"Kami juga mendapatkan data tingkat stres para peserta setiap detik dari tes kami. Kami menemukan bahwa selama 5 hari tidak mengecek e-mail, tingkat stres peserta menurun drastis dibandingkan saat rutin mengecek email," kata Mark.

Penelitian yang dibiayai oleh Angkatan Darat dan National Science Foundation di Amerika Serikat ini juga menemukan bahwa orang yang menggunakan e-mail secara teratur rata-rata mengganti layar windows komputernya sebanyak 37 kali per jam. Orang yang tidak mengecek e-mail secara teratur lebih sedikit mengganti windows komputernya, yaitu sekitar 18 kali dalam 1 jam.

Tapi, ada sisi negatifnya jika benar-benar tidak menggunakan e-mail sama sekali. Para peserta penelitian melaporkan bahwa mereka merasa terisolasi jika tidak mendapat akses membuka e-mail untuk jangka waktu yang lama. Peserta dapat menemukan solusinya dengan cepat, yaitu meminta rekan-rekannya yang masih bisa mengakses e-mail untuk mengecek apakah ada pesan masuk yang penting.